אני מעביר לתלמידים שלי, בקורס ייעוץ לכלכלת המשפחה, סדנה לבניית עסק. אחד החלקים החביבים עלי בסדנה הוא רשימת הכלים הדיגיטליים והטכנולוגיים שקשורים להקמת עסק מודרני, זריז ויעיל.
כי אפשר לנהל הכול עם דף ועיפרון, או עם אקסל פשוט, אבל זה כבר שייך למאה הקודמת, אז בואו נתקדם קצת…
כמה עקרונות לפני שאתם בוחרים עם מה ללכת:
- שהמערכות העיקריות שלך ידברו אחת עם השנייה (למשל: מערכת סליקה ומערכת הנהלת חשבונות, או מערכת ניהול לקוחות ומערכת דיוור)
- שיהיה להם ממשק טוב לסלולרי
- שיהיה להם שירות לקוחות נגיש, זה מאד חשוב
- שהמערכות שאתה רוכש לא יהיו מורכבות מדי. אתה לא חברת ענק בינלאומית עם ניוזלטר לעשרה מיליון לקוחות, ועדיף פתרונות פשוטים ונגישים, ממערכות כבדות ומורכבות עם המון אופציות שאתה משתמש רק באחוז אחד מהן וכל השאר רק מסבך אותך.
- תתחיל מוקדם. אתה לא חייב מערכת דיוור כשיש לך 3 לקוחות, אבל כשיהיו לך 500 שמות, טלפונים ומיילים זה כבר מאוחר. אתה לא חייב ערוץ ביוטיוב כבר מהסרטון הראשון שהוצאת לאוויר, אבל כשיש 20 סרטונים והם לא מקובצים במקום אחד אז חבל.
- תמצא את העיתוי המתאים להקמת הנכסים הדיגיטליים שלך, למרות שקשה לשים את האצבע על נקודת הזמן המדויקת, כי זה משתנה מאחד לשני, וגם שואב זמן וכסף.
יש כאלו שמקדישים את השלבים הראשונים בעסק להקמת מערך מפואר של כלי ניהול עוד לפני הלקוח ראשון, ויש כאלו שרצים קדימה ומזניחים את הקמת התשתיות. אין מתכון מנצח, ואני רק יכול שוב להמליץ שתתחיל מוקדם…
כיצד כלים דיגיטליים יכולים להועיל לך בניהול תקציב פיננסי ושירות לקוחות טוב יותר?
כלים דיגיטליים יכולים להביא יתרונות רבים לניהול תקציב פיננסי ולשירות לקוחות. הנה כמה דרכים שבהן כלים דיגיטליים יכולים להועיל:
מעקב ותקצוב אוטומטיים: כלי תקציב דיגיטליים יכולים לעקוב אוטומטית אחר ההכנסות וההוצאות שלך על ידי התחברות לחשבונות הבנק וכרטיסי האשראי שלך. הם מסווגים עסקאות, מספקים ייצוגים חזותיים של דפוסי הוצאות, ומציעים עדכונים בזמן אמת על המצב הפיננסי שלך. אוטומציה זו חוסכת זמן ומאפשרת לך לפקח על התקציב שלך בצורה יעילה יותר.
ניתוח הוצאות ותובנות: כלים דיגיטליים מספקים לעתים קרובות ניתוח מפורט ודוחות על הרגלי ההוצאות שלך. הם יכולים לזהות טרנדים, להדגיש תחומים שבהם אתה עשוי להוציא יתר על המידה ולהציע תובנות לגבי ההתנהגות הפיננסית שלך. בעזרת מידע זה, תוכל לקבל החלטות מושכלות לגבי התאמת התקציב שלך וזיהוי הזדמנויות חיסכון פוטנציאליות.
הגדרת יעדים ומעקב אחר התקדמות: כלי תקציב דיגיטליים רבים מאפשרים לך להגדיר יעדים פיננסיים, כמו חיסכון לחופשה או תשלום חובות. הם מספקים מעקבי התקדמות, תזכורות והתראות כדי לשמור על מוטיבציה ודרך להשגת היעדים שלך. תכונות אלה יכולות לעזור לך להישאר ממוקד ואחראי על היעדים הפיננסיים שלך.
תקציב והתראות מותאמים אישית: כלים דיגיטליים מאפשרים לך ליצור תקציבים מותאמים אישית על סמך הצרכים הספציפיים שלך וסדרי עדיפויות פיננסיים. אתה יכול להגדיר מגבלות הוצאה עבור קטגוריות שונות, לקבל התראות כאשר אתה מתקרב למגבלות התקציב שלך ולקבל התראות על עסקאות חריגות או בעלות ערך גבוה. רמה זו של התאמה אישית עוזרת לך לנהל באופן יזום את ההוצאות שלך ולהימנע מהוצאות מיותרות.
סנכרון ושילוב הוצאות: כלי תקציב דיגיטליים יכולים להשתלב עם אפליקציות ושירותים פיננסיים אחרים, כגון עוקבי הוצאות, פלטפורמות השקעות או מערכות תשלום חשבונות. סנכרון זה מאפשר זרימה חלקה של מידע, מה שמקל על המעקב אחר התמונה הפיננסית הכוללת שלך ולהבטיח שהתקציב שלך מתיישב עם הפעילויות הפיננסיות שלך.
נגישות ניידת: רוב כלי התקציב הדיגיטליים מציעים אפליקציות לנייד, המספקות גישה נוחה לתקציב ולמידע הפיננסי שלך תוך כדי תנועה. ניידות זו מאפשרת לך לעקוב אחר הוצאות בזמן אמת, לסקור תקציבים בזמן הקניות ולהישאר מחובר ליעדים הפיננסיים שלך בכל מקום שבו אתה נמצא.
שירות לקוחות משופר: מוסדות פיננסיים ונותני שירות יכולים למנף כלים דיגיטליים כדי לשפר את שירות הלקוחות. תכונות כמו צ'אט בוטים מקוונים, תמיכת לקוחות אוטומטית ופורטלים בשירות עצמי מאפשרים ללקוחות למצוא תשובות לשאילתות נפוצות, לגשת למידע בחשבון ולנהל את הכספים שלהם בצורה נוחה. כלים דיגיטליים יכולים לייעל תהליכים, להפחית את זמני התגובה ולשפר את חווית הלקוח הכוללת.
אבטחת נתונים ופרטיות: כלי תקציב דיגיטליים נותנים עדיפות לאבטחת נתונים ומשתמשים באמצעי הצפנה ואימות כדי להגן על המידע הפיננסי שלך. לעתים קרובות הם מצייתים לפרוטוקולי אבטחה סטנדרטיים בתעשייה, ומספקים סביבה בטוחה לניהול הכספים שלך.
חשוב לבחור כלים דיגיטליים אמינים ובעלי מוניטין מספקים מהימנים, ולעיין במדיניות הפרטיות ובאמצעי האבטחה שלהם כדי להבטיח שהמידע שלך יטופל בצורה מאובטחת.
בסופו של דבר, כלים דיגיטליים יכולים לשפר משמעותית את ניהול התקציב הפיננסי על ידי מתן תובנות בזמן אמת, אוטומציה, התאמה אישית וגישה נוחה לנתונים הפיננסיים שלך. בנוסף, הם יכולים לתרום לחוויות שירות לקוחות טובות יותר על ידי מתן אפשרויות שירות עצמי, תהליכים יעילים ואבטחת מידע משופרת.
טוב… אז מה אתה צריך?
נוכחות ברשת
1. כדאי שיהיה לך אתר או דף נחיתה לפחות. לפני שאתה בונה אותו תשאל את עצמך מהי המטרה שלו ועל אילו צרכים הוא צריך לענות (אינפורמטיבי? מיתוג? שיווק? יצירת עניין ולידים?) הרבה עסקים צמחו מבניית מותג חזק באינטרנט, דרך בלוג או טיפים מעשיים.
2. בכל מקרה אתה צריך "כתובת" כדי שמי שמחפש אותך ימצא אותך, ושאליה תוכל להפנות את מי שמתעניין בך.
דף פייסבוק
3. הקם לך דף עסקי, ונתב את הפעילות שלך בפייסבוק דרכו. אתה יכול גם להשתמש בדף הפרטי שלך, יש לכך יתרונות (כל מי שמכיר אותך כבר נמצא שם) וחסרונות (לא תוכל להפריד בהמשך בין לקוחה נזעמת לבני דודים שלך, שניהם יהיו על אותו הממשק)
4. אבל אם כבר הקמת דף פייסבוק אז אל תייבש את מי שנרשם אליו, שגר אליו מידי פעם איזה תוכן מעניין, ושמור אתו על קשר.
טיקטוק/טוויטר/יוטיוב ועוד…
5. בחר אילו ערוצי תקשורת מתאימים לך, ונתב דרכם את מה שיש לך להציע. העולם מחפש תוכן, וצמא לתוכן מקורי ואיכותי.
מערכת CRM (מערכת ניהול לקוחות)
6. זה לב העסק וחשוב להקדיש זמן לבחירת מערכת מתאימה לך. מערכת CRM היא מערכת לניהול לקוחות. שם אתה "מתייק" את כל הלקוחות, הלקוחות הפוטנציאליים, המתעניינים, אנשי הקשר עסקיים וכד'.
7. תוכל להוציא ממנה פילוחים לפי תחומי עניין (אם ציינת את זה במערכת) לפי המוצר בו התעניינו, לפי העיתוי בו פנו אליך, ועוד פילוחים ככל שטרחת לתעד…
8. המערכת גם תנהל אותך… אם לקוח פוטנציאלי בקש להרים טלפון עוד חצי שנה אז המערכת תקפיץ לך משימה, בדיוק בזמן. היא תזכיר לך לבצע משימות, תשמור את ההיסטוריה של הפעילות שלך מול הלקוח, ותאפשר לך לנהל דיאלוג מתמשך ומקצועי מול כל מי שעבר דרך העסק. זה לא הכרחי כשיש לך 10 לקוחות, אבל כשיהיו לך 500 מתעניינים כבר לא תוכל לעקוב, ולבצע פעולות אקטיביות, וכשיהיו לך 5000 לקוחות מערכת ה CRM תהיה כלי ניהולי ושיווקי רב עוצמה, וברור שהכרחי לכל עסק.
9. יש מערכות רבות בשוק, וקשה להכיר אותן או להשוות בניהן בלי להשתמש בהן בפועל. אני ממליץ לבחור מערכת לפי המלצות של קולגות. ואם הקולגה כבר המליץ, שיזמין אותך לקפה ותראה אותה עובדת בעיניים.
מערכת דיוור
10. מתי שהוא תרצה לדוור לכל הלקוחות שלך, להוציא ניוזלטר באופן קבוע, או סתם לברך לשנה טובה. ייתכן ותרצה לשלוח מייל רק לחלק מהלקוחות שלך, (נגיד, לקוחות שהתעניינו בשנה האחרונה במוצר מסויים שאתה מוכר, השאירו אצלך פרטי קשר אבל בסוף לא נסגרה עסקה).
11. חוק הבזק מס' 40 אוסר על משלוח דואר ספאם, ויש חברות שמתמחות בדיוור ודואגות שתשמור על החוקים ולא תסתבך. (למשל, הן נותנות אופציה להסרה מרשימת הדיוור, ולא שולחות יותר מיילים למי שביקש להסיר את עצמו מהרשימה). בין החברות הללו תוכל למצוא כמה חברות ישראליות וותיקות, כמו smoove, activetrail, inwise, ,pulseem רב מסר ועוד…
משלוח מיילים
12. זה לא משנה באיזו מערכת אתה עובד, הכן לך חתימה קבועה למיילים שאתה שולח. וודא שהיא מעוצבת כהלכה וכוללת פרטי התקשרות רלוונטיים
אוטומציה
13. מערכות רבות מציעות אוטומציה בניהול תהליכים. מערכת הדיוור, למשל, מייצרת עבורך טופס לרישום לקוח, ושולחת אליו באופן אוטומטי את הדף המאובטח לתשלום. מערכת הסליקה תוציא לו חשבונית, תפעיל עבורו קורס דיגיטלי באופן אוטומטי, תכניס את הלקוח לרשימות הדיוור של הקורס שתשלח אליו סדרת מסרים אוטומטית שהכנת מראש. בסוף החודש המערכת תשלח למנהל החשבונות שלך באופן אוטומטי את כל ההכנסות.
14. הפעל אוטומציה ככל שאתה יכול. המערכות המתקדמות מאפשרות לבחור בתהליכים אוטומטיים רבים, אבל רוב המשתמשים לא מנצלים את המערכת, וממשיכים לטחון מים, וחבל.
15. אני ממליץ לקבל הדרכה מסודרת על כל מערכת שאתה מכניס לעסק, ואחרי חודש או חודשיים כשהשימוש בה נכנס למסלול שיגרתי – לקבוע עוד פגישת הדרכה עם שירות הלקוחות ולעלות מדרגה בניצול המערכת
16. או פשוט לקרוא את המדריכים שמתלווים למערכת (לחלקן יש סרטוני הדרכה) בשני שלבים: בהטמעה, וחודשיים אח"כ למיצוי האפשרויות שהמערכת מציעה.
בחירת מנהל חשבונות/יועץ מס/רואה חשבון
17. כולם יתנו לך את אותו המוצר, אותו הם מחויבים לתת על פי חוק. ההבדל בניהם הוא ברמת השירות. השוק מוצף בבעלי מקצוע שמסתפקים במינימום, ולך כבעל עסק מתחיל זה לא מספיק.
18. בחר בעל מקצוע שלא יראה בך עוד לקוח שקוף, אלא את זה שיטפל בך כאילו אתה העסק היחיד בעולם וההתקדמות המקצועית שלו תלויה בהצלחתך.
19. אני ממליץ להסתמך על המלצות של קולגות. זכור שזה שהתחלת אתו ילווה אותך הרבה שנים.
מערכת הנהלת חשבונות + מערכת סליקה
20. בחר מערכת שמדברת עם מערכת הסליקה ועם מערכות הדיוור וה CRM. כשתסלוק כרטיס אשראי המערכת תוציא חשבונית, תוסיף את הלקוח למקום המתאים במערכת ה CRM, ותוסיף אותו לרשימת התפוצה במערכת הדיוור.
21. החיבור הטכני בניהן נראה בהתחלה מפחיד, אבל יש מערכות שמציעות את כל הפיצ'רים בחבילה אחת. (למשל – מערכת הנהלת חשבונות קארדקום/מערכת סליקה UPAY/מערכת דיוור ו CRM של רב מסר). הן יודעות שאתה לא בתחום הטכנולוגי, ולוקחות אותך יד ביד בהקמת המערכות והשילוב בניהן.
מערכת מקצועית
22. אתה צריך מערכת מקצועית טובה שתחסוך לך זמן ותאפשר לך לתת מענה מקצועי וטוב. ליועצים לכלכלת המשפחה אני ממליץ על מערכת אשל (גילוי נאות: זו המערכת היחידה בישראל ליועצים לכלכלת המשפחה, עם סיום הקלדת הנתונים אתה לוחץ "אנטר" ומקבל חוברת ייעוץ מקצועית בת כ-30 עמודים, מערכת אשל פותחה באש-לידור, והיא מצוינת… 
)
23. לכל תחום מקצועי יש את המערכות ותוכנות העבודה הייחודיות לו. אל תוותר על מערכת טובה ומקצועית. לקוח או שניים יכולים לקבל מענה עם וורד, אקסל ומחשבונים באינטרנט, אבל מי מתכנן להסתפק בלקוח אחד או שניים?
עבודה מרחוק
24. נורית, המעצבת המעולה שבונה לי את כל האתרים, גרה בצפון ולא פגשתי אותה אף פעם. אנחנו עובדים כבר משנת 2016, ויש תקופות שהעבודה מולה אינטנסיבית ויום יומית. אנחנו משתמשים בשיתוף קבצים בענן, ובמערכת ג'מבו-מייל שמאפשרת להעביר קבצים גדולים.
25. עם אור אני נפגש כבר שלוש שנים, פעם בשבוע לפגישת עבודה, בעיקר בנושאים הקשורים לפעילות באינטרנט. הוא משתלט על המחשב שלי (תוכנת anydesk) ומנהלים את הפגישה. זה אפקטיבי ביותר. גם אתו לא נפגשתי אף פעם.
26. בעלי עסקים קטנים מוקפים בבעלי מקצוע שתומכים בהם, ואפשר לנהל את הדיאלוג איתם מרחוק, על קבצים שותפים בענן, דרך שיחות וועידה, זום…
מערכת גיבוי
27. אתה הולך להשקיע המון זמן בפיתוח, וודא שכל הקבצים שלך מגובים כהלכה, באופן קבוע. כדאי להיעזר במערכות הגיבוי בענן שניתנות חינם, ואני מציע גם מעת לעת לגבות הכול על דיסק און קי.
מאגר נכסים דיגיטליים
28. הכן לך תיקייה עם מאגר הנכסים הדיגיטליים שלך. כל תמונה, מאמר, סרטון, תעודה שקיבלת, המלצה שהמליצו עליך… שמור בתיקייה הזו. אף פעם אתה לא יודע איזה תמונה תחפש ומתי. לפעמים אני מחפש תמונה שצולמתי בה לפני 10 שנים, או כתבה שהופעתי בה לפני 15 שנים. כבר החלפתי 5 מחשבים בזמן הזה, אבל התיקייה הזו תמיד נשמרת.
זכויות יוצרים
29. וודא שכל שימוש בתמונות, לכל צורך, כפוף לזכויות היוצרים שלהן. זה כולל תמונות שאתה מפרסם בערוצים החברתיים, במצגות שאתה מכין, בסרטונים. הכי טוב להשתמש בתמונות שאתה צילמת, או בתמונות ממאגרי תמונות באינטרנט.
30. יש הרבה מאד מאגרים חינמיים, חפש בגוגל :"מאגרי תמונות". קרא היטב את ההרשאות של המאגר. אפשר גם לקנות תמונות במאגרים מקצועיים יותר, זה עולה שקלים בודדים לתמונה, והקפד להשתמש בהן לפי כללי זכויות היוצרים של המאגר.
31. הקפד על זכויות יוצרים גם במאמרים שאתה מפרסם, במצגות שאתה בונה ובחומרים שיווקיים שאתה בונה. לך על בטוח, אל תסתבך עם הפרת זכויות יוצרים.
מיקום בוויז
32. זה תמיד נחמד להגיד ללקוח "תרשם בוויז…". זה גם נותן ללקוח תחושה שאתה עסק יציב ומבוסס. זה קל, ורק צריך לחפש בגוגל איך מצטרפים…
מינוי לזום
33. השימוש במערכת בזום מוגבל, וייתכן ותרצה להשתמש בזום לזמן ארוך יותר, או לכמות משתמשים גדולה יותר. המינוי כרוך בתשלום
מספר טלפון עסקי
34. האם תרצה שבעוד שנתיים כל הלקוחות ידברו אתך בטלפון האישי? יש מכשירי טלפון עם אפשרות לשני כרטיסי סים, וכך תוכל להסתובב עם מכשיר אחד ולענות לשיחות העסקיות
רשימת הוצאות קבועות
35. המערכות הטכנולוגיות שהוזכרו בכתבה עולות כסף, ורובן מחייבות חידוש רישיון פעם בשנה. ליועץ פעיל ההוצאה הקבועה הזו נעה בין מאות בודדות לאלפי שקלים בחודש. הכן לך רשימת אקסל עם כל המערכות שבתשלום, ותאריכי החידוש. כך תוכל לעקוב גם על גובה ההוצאה וגם על מועדי החידוש.
סיסמאות כניסה
36. עוד רגע אתה תוצף בסיסמאות כניסה למערכות הניהול, לאתרים, למאגרים שנרשמת אליהם וכו'. אני ממליץ שתרכז את כל הסיסמאות במקום אחד, ותקפיד לעדכן אותן.
37. שמור בנפרד סיסמאות למערכות כספיות ולמערכות ניהול, לצורך ביטחון המידע. עדכן עוד מישהו קרוב על מיקום הקובץ הזה, לכל מקרה.
שרידות העסק
38. ממש לא היית רוצה שהחברה שמנהלת עבורך את מאגר הלקוחות שלך תפשוט רגל, ו 10,000 הלקוחות שלך שהם ליבת העסק ייעלמו לך. כנ"ל בנושא רשימות הדיוור ושאר המערכות החיצוניות. גם המחשב שלך יכול לקרוס.
39. אל תסמוך בצורה עיוורת על מערכות הגיבוי בענן כי אם הסיסמאות ייעלמו לך לא תוכל לגשת לגיבוי בענן. אני ממליץ לגבות הכול מידי פעם להארד דיסק חיצוני, שאותו תשמור בנפרד.
בהצלחה!
אולי יעניין אתכם לקרוא על –
קבוצת אש-לידור הוקמה בשנת 2004 ע"י יוסי אש ונחמן לידור.
מזה 18 שנים אש לידור הינה שחקן מרכזי בתחום כלכלת המשפחה בישראל. במהלך השנים החברה פרצה את הדרך בתחומים כלכלת המשפחה ובנתה מתודות וכלי עבודה חדשניים בתחום. אש לידור ידועה בשל הניסיון הרב שהיא מביאה, המקצועיות והעדכניות. בעשור האחרון היא מכשירה יועצים מקצועיים לכלכלת המשפחה, ועד היום עברו את מסלולי ההכשרה השונים שלה למעלה מ-2000 תלמידים.
בין לקוחות המכללה:
אוניברסיטת ת"א, חברת חשמל, משרד הביטחון, צה"ל, אל- על, בנק הפועלים, מיקרוסופט ישראל, משרד התמ"ת, המוסד לביטוח לאומי, בנק ישראל, בנק דיסקונט, קרן ידע, הראל חברה לביטוח, נטוויז'ן, ארגון נכי צה"ל, מנורה חברה לביטוח, מגדל חברה לביטוח, הקריה למחקר גרעיני, שירותי בריאות כללית, מכבי שירותי בריאות, התעשייה האווירית, רפא"ל, בית ברל, מרכז השלטון המקומי, אורמת, קומברס, מכללת הי-טק, מטריקס, בתי חולים, מרכז כיוונים, מוסדות בעלז, אמדוקס, נמל חיפה, קומפיוג'ין, פרטנר, ברק 013 ,טכסמה כימיכלים, עמיגור, מקפת החדשה, קיבוצים, מושבים, חישולי כרמל, יד ושם, מעברות, סרגון, סנו, emc ,משרד ראש הממשלה, משרד הביטחון, לאומי כארד, עיריית ת"א, אוניברסיטת חיפה, אוניברסיטת ב"ש, אינטל, עיריית אילת, ועוד.
